Skriften riktar sig främst till organisationer som ansöker om statsbidrag från Folkhälsomyndigheten, men kan även vara relevant för övriga som arbetar med förändringsprocesser och vill fördjupa sin kunskap om resultatstyrd projektplanering.
Projektplanering enligt LFA-metoden
LFA-metoden, program- och verksamhetsplanering. LFA är en logisk, kreativ och väldigt demokratisk metod. Den bygger på en bred delaktighet av en bred grupp av viktiga intressenter och kontinuerlig analys under hela planeringsprocessen. LFA är en planeringsmetod som ser till att planering av en verksamhet och/eller ett projekt blir en strukturerad process i olika steg som leder fram till en tydlig och välfungerande plan med mätbara mål. LFA metodiken genomsyras av en bred dialog med fokus på vad som är bäst för målgruppen.
Projektplanering enligt LFA-metoden (esf.se)
Viktiga intressenter inklusive målgruppen är därmed alltid delaktiga i framtagandet av projektplanen/ verksamhetsplanen.
LFA-metoden är i korthet
- En resultatstyrd planeringsmetod för projekt, program och verksamhet.
- En planeringsprocess som bygger på delaktighet med intressenter där målgruppen är i fokus.
- En metod som leder till relevanta, genomförbara och uthålliga projekt.
- Ett verktyg som ger förutsättningar till lärande genom kontinuerlig uppföljning.
- Analys av resultat.
- Ett instrument som, utöver planering, även används av projektgrupper och finansiärer vid analys, bedömning, uppföljning och utvärdering av projekt, program och verksamhet.
En planeringsprocess enligt LFA-metoden innehåller nio olika steg, alla med en viktig funktion:
- Analys av projektets omvärld (bakgrundsinformation).
- Intressentanalys (individer och aktörer som påverkas och påverkar projektet).
- Problemanalys (vilka problem ska lösas av projektet).
- Målformulering (vad som ska uppnås med projektet på kort och lång sikt).
- Aktivitetsplan (vilka åtgärder ska genomföras för att uppnå målen).
- Resursplanering (tid, personal inklusive ansvar, budget, utrustning).
- Indikatorer och verifikationskällor (metoder för att mäta resultat).
- Riskanalys och riskhantering (faktorer som kan påverka resultat negativt).
- Analys av antaganden/förutsättningar (vad andra aktörer hanterar).
Det är viktigt att avsätta tid och planering inför ett projekt och en ansökan om statsbidrag. I den processen är det viktigt att viktiga aktörer och målgrupper deltar. Bäst resultat får ni om ni avsätter ordentligt med tid för analys och planering innan projektet drar igång.
De olika stegen i LFA-planeringen görs inte alltid enligt ovanstående nummerföljd, 1 till 9. Hur planeringsprocessen genomförs kan variera något från projekt till projekt beroende på förutsättningarna, behov och den information som projektgruppen redan har. Det kan behövas gå fram och tillbaka mellan de nio stegen och ibland även hoppa över något steg om det redan finns tillräckligt med information.
Statsbidrag och LFA-metoden
Strukturen för Folkhälsomyndighetens ansökningar utgår från LFA-metodens logik med mål- och resultatuppföljning. Tänk på att en ansökan till t.ex.
Folkhälsomyndigheten inte är samma sak som en projektplan. En projektplan är framtagen av projektgruppen tillsammans med viktiga intressenter och bör vara en mycket tydlig plan, en vägledning att använda sig av under genomförandet.
Projektplanen ska beskriva följande:
- vad projektet ska uppnå, det vill säga vilka målen är
- hur dessa mål ska uppnås genom vilka aktiviteter
- vilka resurser ska användas i form av budget, ansvarsfördelning och personal
- när saker ska göras och därmed innehålla ett tidsplan
En projektplan kan behöva ändras något under genomförandet p.g.a. oförutsedda händelser.
En ansökan däremot är skriven för en finansiär och utgör ett underlag för beslut om finansiering. En ansökan är därför endast en sammanfattning av projektplanen. En tydlig projektplan skriver ni innan en slutlig ansökan om genomförande. LFA- metoden är ett verktyg för att sammanställa såväl själva projektplanen som ansökan.
Innan vi går vidare till LFA-metodens tillämpning i ansökningsförfarandet vill vi kort informera om Folkhälsomyndighetens bedömningsprocess som kan vara viktig att känna till för stödmottagare.
Folkhälsomyndigheten gör en första bedömning av alla ansökningar utifrån att ansökningarna uppfyller de formella villkoren enligt förordningarna och att ansökningarna uppfyller kraven enligt de anvisningar som Folkhälsomyndigheten tagit fram. Läs mer om bedömningsgrunderna i respektive statsbidrags anvisningar och hjälptext.
Mål- och resultatstyrning i ansökan
Ansökningsblanketternas utformning har sin grund i mål- och resultatstyrning. I korthet handlar mål- och resultatstyrning om att en verksamhet ska arbeta för att försöka uppnå fastställda mål. För att kunna veta om målen uppnås måste verksamheten mäta och följa upp resultat av sin verksamhet. Syftet med mål- och resultatstyrning är att genomföra en så effektiv verksamhet som möjligt. På så sätt går det att identifiera ett framgångsrikt arbete och veta att det görs rätt saker alternativt identifiera misslyckanden och lära av dem.
Den korta beskrivningen av mål- och resultatstyrning syftar till att ge er förståelse för varför vi i ansökningsblanketten exempelvis frågar om mål, aktiviteter, indikatorer och riskanalys. Här nedan får ni exempel hur ni ska fylla i en ansökan utifrån ett LFA-tänk.
Om organisationen
Detta avsnitt syftar till att ge Folkhälsomyndigheten en bild av organisationen och dess arbete i sin helhet. Här ska ni fylla i uppgifter som kräver att er organisation i förväg planerat och diskuterat vad ni vill göra och varför.
När ni söker projektbidrag så är det viktigt att tänka på att det kan sökas för tidsbegränsade projekt som är definierade, avgränsade och som ger någon form av slutprodukt. En slutprodukt behöver inte avse till exempel ett informationsmaterial, en framtagen metod eller film utan kan också vara genomförda utbildningar och socialt stödjande insatser. Ert projekt ska skilja sig från er ordinarie verksamhet.
Problemanalys och bakgrundsbeskrivning
Här ska ni beskriva bakgrunden till ert verksamhetsmål. I er beskrivning av bakgrunden ska ni gärna ge svar på följande frågor:
- Vilket huvudproblem ska er verksamhet lösa? (Ert verksamhetsmål, se nedan, ska syfta till att lösa detta problem)
- Vilka är orsakerna till att huvudproblemet existerar?
- Vilka konsekvenser leder huvudproblemet till?
- Vem eller vilka grupper drabbas av huvudproblemet?
- Vilka andra aktörer genomför arbete för att lösa huvudproblemet och vilken relation har er organisation till dessa aktörer och deras arbete?
Nedan ger vi ett exempel på ett huvudproblem (som hör ihop med exempel under verksamhetsmål och delmål)
- Otillräckligt stöd från kommunen till ensamkommande flyktingbarn
För att besvara frågorna ovan kan ni ta hjälp av exempelvis epidemiologisk data och olika studier och kunskapsunderlag. I slutet av detta dokument hittar ni en sammanställning med olika kunskapsunderlag. Glöm inte att ange eventuella referenser och källor när ni gör er problemanalys.
Mål
Här ska ni beskriva verksamhetsmål/en för den verksamhet ni söker bidrag för. Verksamhetsmål beskriver vad ni strävar mot att uppnå på sikt.
SMARTA-mål
När ni söker statsbidrag ska ni oftast uppge ett verksamhetsmål eller projektmål för ansökan. Ett mål beskriver vad ni strävar mot att uppnå. Målet ska beskriva ett uppnått tillstånd, alltså hur ni vill att situationen ska vara när ni lyckas med ert arbete. Oavsett typ av statsbidrag ska målet formuleras SMART. Ett SMART mål kännetecknas av att det är:
- Specifikt – tydligt och avgränsat
- Mätbart - att ni redan i förväg bestämmer hur ni ska veta om målet är uppnått eller inte.
- Accepterat - de som förväntas jobba mot målet behöver acceptera och förstå målet, och känna att det är möjligt att uppnå.
- Realistiskt – målet ska vara genomförbart och rimligt
- Tidsbundet – realistisk tidsram
Exempel:
- Förbättrat integrationsstöd till ensamkommande flyktingbarn i kommun X
Delmål
Ett delmål ska beskriva ett uppnått tillstånd, alltså hur ni vill att situationen ska vara när ni lyckats med ert arbete.
Ett delmål ska ge svar på:
- vad ni önskar uppnå med projektet/verksamheten
- vilken förändring som ska ske
- vad aktiviteterna ska leda till
Det är viktigt att skilja på delmål och aktiviteter. Ett delmål beskriver vad ni ska uppnå medan aktiviteterna beskriver hur ni planerar att uppnå detta.
Exempel på hur delmål kan formuleras.
- Delmål 1. Stärkta förutsättningar för en bra skolutbildning för ensamkommande flyktingbarn i kommun X.
- Delmål 2. Förbättrade boendeförhållanden i kommun X för ensamkommande flyktingbarn.
- Delmål 3. Förbättrat psykosocialt stöd för ensamkommande flyktingbarn i kommun X.
- Delmål 4. God kvalitet på språkundervisningen i svenska för ensamkommande flyktingbarn i kommun X.
Era delmål ska tillsammans bidra till att nå projekt-/verksamhetsmålet. I likhet med projekt-/verksamhetsmålet bör delmålen formuleras SMART.
Planerad aktivitet, prestation och förväntat resultat
Aktiviteterna beskriver det praktiska arbete ni ska utföra. Aktiviteterna ska hjälpa er att uppnå delmålet vilket i sin tur leder till att även ert projekt-/verksamhetsmål uppnås. Prestation är saker eller tjänster som måste göras för att nå resultat. Förväntat resultat är det önskade tillståndet som omedelbart uppstår när prestationen är genomförd.
Tabell 1 visar exempel på hur ni kan formulera en planerad aktivitet som leder till prestation och förväntade resultat. Tabellen visar olika aktiviteter som inte nödvändigtvis tillhör samma delmål. Utgå från vilka resultat som ska nås, för vem, och vad som behövs för att nå dem samt formulerar på så sätt en teori om vad som behövs för att något ska förändras. Det kan vara värt att notera att förväntade resultat, kortsiktiga effekter och långsiktiga effekter är alla exempel på olika typer av mål.
| Planerad aktivitet | Prestation | Förväntat resultat |
|---|---|---|
| Hålla föreläsning om tobak och spel. | Genomförande av fem föreläsningar på fem olika orter. Cirka 15 personer per föreläsning, främst våra egna föreningsaktiva. | Ökade kunskaper om tobak och spel |
| Rådgivning om säkrare sex | Erbjuda rådgivning om säkrare sex varje tisdag under året mellan 20.00–22.00. Cirka åtta personer varje tisdag. | Ökade kunskaper om säkrare sex |
| Ta fram informationsfolder om testning | En tryckt folder som informerar om testning av sexuellt överförda infektioner för målgruppen unga finns tillgänglig 2021. | Förbättrad information till målgruppen unga. |
| Genomföra utbildning om att leva med hiv | Två genomförda heldagsutbildningar för 20 sjuksköterskor på temat möta patienter som lever med hiv. | Ökad kompetens för sjuksköterskor |
| Kampanj om testning | Framtaget kampanjbudskap om testning av STI(a) för målgruppen unga MSM(a) och delat det i sociala medier. | Bättre och tillgänglig information till målgruppen unga MSM |
| Uppvakta beslutsfattare | Genomförande av samtal med representanter från samtliga sex partier i kommunen. Fokus för samtalet är psykisk hälsa och äldre. | Ökade kunskaper om psykisk hälsa hos beslutfattare |
| Delta i nätverk | Deltagande och förberedande arbete för heldagsmöten i nätverk. X. Två möten genomförda under 2021. | Bättre erfarenhetsutbyte med andra personer som ingår i nätverket. |
| Besvara remisser | Baserat på tidigare år beräknar vi besvara tre remisser. Varje remissvar tar cirka X arbetsdagar för en heltidsanställd. | Bidra till påverkansarbete genom remissvar och möjlighet till inflytande. |
(a) STI- sexuellt överförda infektioner, MSM – Män som har sex med män.
Tänk på att det ska framgå vad ni vill göra exempelvis vilket typ av aktivitet det handlar om. Det är också viktigt att ni har en bild av vad aktiviteterna ska resultera i. Detta inkluderar vilken målgrupp aktiviteten vänder sig till, hur många gånger aktiviteten ska genomföras och hur många som deltar och vilket tema verksamheten ska ägna sig åt under aktiviteten.
Målgrupp
Målgrupperna ska dra nytta av det arbete som er organisation utför. Ofta är målgruppen också direkt målgrupp för aktiviteten men inte alltid. Ibland riktar sig aktiviteter till beslutsfattare eller till personalgrupper som i sin tur når målgruppen.
Om flera målgrupper är relevanta under samma aktivitet ska ni välja den målgrupp som aktiviteten huvudsakligen riktar sig till. Fundera också på om ni bör ha fler aktiviteter eller separata delmål för olika målgrupper.
Riskanalys och riskhantering
Riskanalys
Riskanalysenkan inkludera faktorer som är kopplade till personal, ekonomi, teknisk utrustning, lagstiftning och andra aktörer. Även eventuellt motstånd på samhällsnivå, organisationsnivå eller individnivå kan vara aktuellt. Det är viktigt att ni utgår från de interna och externa faktorer som är relevanta för er organisation. Beskriv de risker som ni anser vara viktigast. Ett sätt för er att identifiera risker kan vara genom att göra en SWOT-analys. En SWOT-analys görs ofta i slutet av planeringsprocessen då ni har satt era mål. Läs mer om hur ni gör en SWOT-analys på Metodbankens webbplats.
Riskhantering
Riskhantering handlar ofta om att beskriva hur ni ska försöka förebygga eller minimera att en risk uppstår. Det kan också handla om att beskriva hur ni ska göra om något ni identifierat som en risk inträffar, exempelvis att beskriva ett alternativt sätt att utföra arbetet på. För ett lyckat genomförande av projektet krävs det oftast att arbetet är förankrat hos berörda aktörer och att roller och ansvar är fördelat på ett tydligt sätt.
Indikatorer för uppföljning av delmålet
Indikatorerna ska vara enkla att ta fram och mäta. En tumregel är maximalt tre indikatorer per delmål.
Indikatorerna kan vara kvantitativa eller kvalitativa. Det är oftast relevant och viktigt att använda indikatorer av båda sorterna.
Exempel på indikatorer:
- Stärkta förutsättningar för en bra skolutbildning för ensamkommande flyktingbarn i kommun X.
För att nå delmålet om stärkta förutsättningar erbjuder en organisation en specialutbildning om ensamkommandekommande flyktingbarns situation för lärare. Specialutbildningen är en aktivitet.
För att följa upp aktiviteten och delmålet används följande indikatorer:
- Antal lärare som genomgår specialutbildningen (kvantitativ indikator).
- Åsikter om utbildningen bland lärare som genomgår specialutbildningen (kvalitativ indikator).
- Antal lärare som uppger att de haft användning av specialutbildningen efter 3 månader (kvantitativ indikator).
När ni funderar på vilka indikatorer ni ska använda kan ni ta hjälp av följande frågor:
- Har ni tillgång till enkel statistik om antal deltagare som deltar i en aktivitet?
- Kan ni dela ut enkla enkäter till deltagare eller genomföra intervjuer eller fokusgrupper med deltagare för att ta reda på vad de vet, kan och tycker?
- Kan ni mäta hur deltagarnas kunskap, attityder eller beteenden förändras genom att delta i en aktivitet?
- Kan ni mäta att ett visst budskap eller en information nått fram till en viss målgrupp?
- Kan ni ta reda på hur målgruppen uppfattade budskapet eller informationen?
Så här vill vi mäta och följa upp indikatorerna
Om ni inte vet hur ni ska mäta en indikator så bör ni välja en annan indikator. Ett exempel på en felaktig indikator är att mäta antalet nya fall av hiv i Sverige. Den indikatorn är alltför omfattande då det inte går att mäta sambandet mellan ert arbete och antalet nya fall av hiv i Sverige.
För att ge exempel på hur det går att mäta en indikator använder vi samma exempel som under rubriken Indikatorer för uppföljning av delmålet.
| Indikator | Så här vill vi mäta och följa upp indikatorerna |
|---|---|
| Antal lärare som genomgår specialutbildningen (kvantitativ indikator) | För att räkna antalet lärare går det att ta hjälp av anmälningslistan över deltagare och också räkna antalet personer på plats under utbildningsdagen. |
| Åsikter om utbildningen bland lärare som genomgår specialutbildningen (kvalitativ indikator). | För att undersöka åsikter om utbildningen kan ni dela ut en enkät till deltagarna i slutet av utbildningsdagen. Frågorna i enkäten kan exempelvis besvara vad deltagarna tyckte var bra och dåligt med utbildningen och ge förslag på förbättringar av utbildningens upplägg. |
| Antal lärare som uppger att de haft användning av specialutbildningen efter tre månader (kvantitativ indikator). | För att undersöka antal lärare som haft användning av utbildningen efter tre månader kan ni skicka ut en enkät när tre månader passerat och ställa frågor om detta. |
Uppföljning och utvärdering
Er plan för uppföljning ska vara kopplad till de indikatorer ni valt och det sätt ni valt att mäta indikatorerna på. När ni beskriver er plan för uppföljning är det bra att ge svar på följande frågor:
- Hur planerar ni att regelbundet följa upp resultaten av era genomförda aktiviteter?
- Vem eller vilka i er organisation har ansvar för att följa upp resultaten?
- Vem eller vilka får ta del av uppföljningen?
- Vid vilka tidpunkter ska uppföljningen av resultaten äga rum?
- Hur ska ni ta tillvara på det som uppföljningen visar?
Utvärdering handlar om att analysera och bedöma om ni uppnått de mål ni arbetat mot. En utvärdering genomförs oftast efter att arbetet är genomfört med stöd av en extern aktör, exempelvis ett utvärderingsföretag.