Spårbarhetssystemet – det här gäller för partihandlare och distributörer
LyssnaPartihandlare och andra aktörer (distributörer) som deltar i handeln med tobaksvaror ansvarar bland annat för att registrera alla åtgärder som vidtas för de tobaksvaror som hanteras.
Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren
Du som är partihandlare eller annan aktör (distributör) som deltar i handeln av tobaksvaror (cigaretter och rulltobak) utan att sälja till konsument ska ansöka om unika identifieringskoder för dig själv som aktör och för dina anläggningar. Ansökan om detta görs hos den nationella id-utfärdaren.
För dig som partihandlare finns även krav på tillstånd för handel med tobaksvaror. En utfärdad identifieringskod ersätter inte kravet på att ansöka om sådant tillstånd.
Har din kund inte en identifieringskod som aktör och en identifieringskod för sin eller sina anläggningar kan du inte leverera tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) till kunden. Du kan ansöka om dessa koder åt din kund, men måste då först inhämta kundens godkännande. Vid ansökan om anläggningskod åt aktörer vid första försäljningsställen är det viktigt att anläggningstypen anges korrekt, som första försäljningsställe.
Uppgifterna om dig som aktör och dina anläggningar måste vara aktuella och korrekta. Om dina förhållanden ändras, till exempel adress, e-postadress, bolagsnamn, kontaktperson osv. behöver du utan dröjsmål uppdatera uppgifterna. Om din verksamhet upphör ska du avaktivera dina identifieringskoder.
Ansökan om identifieringskoder
Ansökan om identifieringskoder hos id-utfärdaren görs i två steg. Du får din identifieringskod som aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats. Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar.
Det är viktigt att anläggningen anges som typ 2 – Fristående lager.
Om du förvaltar fristående lager utanför EU, där varor tillverkade i EU och som är avsedda för unionens marknader hanteras (sk transitering genom tredjeland) får du ansöka om dina identifieringskoder för ekonomisk aktör och för anläggning som är fristående lager hos behörig id-utfärdare i den medlemsstat där de flesta varor som hanteras placeras.
Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens webbplats.
Uppgifterna om dig som aktör och dina anläggningar måste vara aktuella och korrekta. Om det sker någon ändring i din verksamhet som innebär att de uppgifter som lämnats i ansökan inte stämmer, eller om din verksamhet upphör ska du utan dröjsmål uppdatera dina uppgifter via inloggning på id-utfärdarens webbplats. Om du upphör med din verksamhet ska id-utfärdaren avregistrera din identifieringskod för ekonomisk aktör. Avregistreringen av en identifieringskod för ekonomisk aktör innebär att relaterade identifieringskoder för anläggningar avregistreras automatiskt.
Aggregerade identitetsmärkningar
För att underlätta och effektivisera registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade förpackningar med tobaksvaror förses med unika identitetsmärkningar (unik identitetsmärkning på aggregerad nivå). Du kan välja att skapa dessa aggregerade identitetsmärkningar själv eller ansöka om dessa från behörig id-utfärdare. När du hanterar tobaksvaror bryter du kanske tidigare aggregerade förpackningar, t ex pallar och transportkartonger och bygger nya transportkartonger och pallar. För varje aggregering som görs måste en aggregerad identitetsmärkning skapas.
Varje nivå av aggregering ska registreras via routern till databassystemet.
Avgifter för unika identitetsmärkningar på aggregerade förpackningar
Id-utfärdaren får ta ut avgifter för att generera och utfärda unika identitetsmärkningar. Avgiften är fastställd i förordningen om avgifter för unika identitetsmärkningar på tobaksförpackningar.
Endast om en aggregerad kod ska återanvändas ska meddelande 3.6 Uppdelning av unika identitetsmärkningar skickas till databassystemet.
Spårbarhetsmärkning och säkerhetsmärkning av tobaksvaror
Registrering av ankomst, omlastning och utleverans
Du ska registrera alla åtgärder som vidtas för de tobaksvaror du hanterar. De åtgärder som ska registreras är bland annat ”ankomst till en anläggning”, ”transitering” (omlastning) och ”leverans från en anläggning”. Även de ekonomiska transaktionerna (order, faktura och faktura betald) kopplade till tobaksvaran ska registreras.
Registrerade uppgifter får inte ändras eller raderas.
Upprätta register
Du ansvar för att upprätta ett register över samtliga relevanta transaktioner, samt för att överföra uppgifterna via routern till databassystemet.
Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning.
Den Europeiska kommissionen har publicerat ett informationsblad om EU:s spårbarhetssystem för tobaksvaror för aktörer som deltar i distributionskedjan som visar övergripande vilka logistiska händelser som ska rapporteras samt vad som är bra att tänka på.
På Europeiska kommissionens webbplats finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.
- EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror: vanliga rapporteringsfel (ec.europa.eu)
- EU System of tobacco traceability: Common reporting mistakes (ec.europa.eu)
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna ska du som partihandlare eller distributör sända en begäran om avaktivering av den unika identitetsmärkningen via routern.
Om tobaksvaror som rapporterats som stulna återfås får du sända en begäran om återaktivering (meddelande 2.4).